Partagez vos commentaires et non vos métadonnées



Le partage des notes et commentaires entre collègues ou clients fait sans nul doute partie de votre quotidien, que ce soit pour annoter un jugement ou suggérer des modifications à un contrat. Pour ce faire, plusieurs utiliseront le logiciel Word. Malheureusement, avec ce logiciel, il est difficile de visualiser le document dans sa version finale puisque la mise en page peut être affectée par l’ajout des commentaires.


Les métadonnées sont des données au sujet d’autres données, comme les notes que vous ajoutez avec la fonction Révision du logiciel Word ou les propriétés d’un document (nom de l’auteur, date de création, date de la dernière impression, etc.). Ces données peuvent, dans certains cas, être révélées au destinataire.


C’est pour cette raison que nous vous recommandons l’utilisation d’un convertisseur PDF comme Adobe Acrobat DC. Il est facile d’utilisation et diminue le risque d’un affichage de métadonnées non désirées.


Il est donc important de s’assurer qu’elles soient éliminées avant la transmission de votre document par voie électronique. Pour ce faire, l’une des meilleures méthodes est de convertir votre document en format PDF avant son envoi. Vous pouvez également vérifier et effacer les métadonnées non désirées à partir du logiciel Word en cliquant sur Fichier, Vérifier l’absence de problèmes et Inspecter le document.


Par ailleurs, au cours d’une journée de travail, vous recevez plusieurs documents contenant des métadonnées. Le Barreau du Québec, dans le Guide des technologies de l’information (Guide des TI), à rubrique Métadonnées, rappelle ce qui suit :

  • Il est légitime, voire utile, pour un avocat de prendre connaissance des métadonnées contenues au sein d'un document émanant de son client.

  • Dans la mesure où de l'information potentiellement couverte par le secret professionnel est identifiée, l'avocat doit en informer l’avocat de la partie adverse.

  • Il serait négligent de se baser sur ce principe pour éviter de supprimer les métadonnées des documents puisque ceux-ci pourraient tomber entre les mains de tiers n'ayant pas l'obligation déontologique susdite incombant à l'avocat.

  • Il est important de prendre connaissance de la section sur la réception accidentelle d’informations possiblement protégées par le secret professionnel dans le Guide des TI.


Auteure : Julie Tondreau